Case Study · 08 / 09 · Arbeitszeiterfassung
Jede Minute nachweisbar — vom Stempel an der Theke bis zum Monatsabschluss beim Steuerberater.
3
Rechtestufen
23
Seiten
15
DB-Tabellen
11
Schnittstellen
Ausgangslage
01
Ein Fitnessstudio-Betreiber mit mehreren Niederlassungen erfasst Arbeitszeit bisher mit einer gekauften Personalsoftware — zu teuer und zu überladen für das, was tatsächlich gebraucht wird. Gesucht war kein Personalprogramm mit allem Drum und Dran, sondern eine Lösung, die genau eine Sache richtig macht: Arbeitszeit erfassen und daraus einen sauberen Monatsabschluss bauen.
02
Erschwerend kommt der Alltag dazu: Gestempelt wird im Kursraum, im Keller, an der Theke — dort, wo das Mobilfunknetz regelmäßig wegbricht. Und seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 ist die Erfassung Pflicht, muss also lückenlos und nachvollziehbar sein.
Lösung
Stundeo erfasst einzelne Stempelereignisse statt fertiger Zeiteinträge — dadurch bleibt jede Korrektur nachvollziehbar, statt eine Zahl still zu überschreiben. Die App wird auf dem Handy installiert wie eine normale App, aber ohne App-Store. Fällt das Netz aus, wird der Stempel auf dem Gerät gespeichert und überträgt sich selbst, sobald wieder Verbindung besteht. Pausen setzt das System nach Arbeitszeitgesetz automatisch, sofern niemand von Hand gestempelt hat. Drei Rollen sind sauber getrennt: Mitarbeiter stempeln und beantragen Urlaub, die Teamleitung gibt Zeiten frei und sieht dabei nur die eigenen Standorte, die Verwaltung pflegt Stammdaten und schließt den Monat ab. Das System ist von Tag eins mandantenfähig gebaut — jeder Betrieb bekommt eine eigene Adresse, eigene Daten und den eigenen Look bis zum App-Symbol.
Unter der Haut
Features
01
Kommen, Gehen, Pause — am eigenen Handy oder am gemeinsamen Gerät an der Theke. Ein Griff, kein Menü.
02
Im Keller oder Kursraum wird der Stempel auf dem Gerät gespeichert und überträgt sich von selbst, sobald wieder Empfang da ist.
03
Die gesetzliche Pause wird automatisch angesetzt — echte Pausenbuchungen haben aber immer Vorrang vor der Automatik.
04
Jeder sieht den eigenen Tag, den Monat und das Überstundenkonto — ohne bei der Verwaltung nachfragen zu müssen.
05
Auffälligkeiten werden angezeigt, die Teamleitung gibt frei. Sie sieht dabei ausschließlich die Standorte, für die sie verantwortlich ist.
06
Anträge, Resturlaub und Krankheitstage laufen im selben System — inklusive der Auswirkung auf Soll und Saldo.
07
Ein Klick friert den Monat ein und erzeugt die Datei für den Steuerberater. Danach ist der Zeitraum gesperrt.
08
Jede Änderung steht mit Zeitpunkt und Person daneben — wer, wann, vorher, nachher. Das verlangt das Arbeitszeitgesetz.
Screens
Startseite
Die laufende Stempeluhr direkt im Kopfbereich — im Dienst seit 08:02, Pause nach Gesetz bereits vermerkt
Funktionsversprechen
Ohne Netz, ohne Zettel, ohne Lücken — die drei Zusagen, an denen sich das System messen lässt
Die drei Rollen
Mitarbeiter, Teamleitung und Verwaltung nebeneinander: stempeln, freigeben, abschließen
Betreiber-Bereich
Mandanten anlegen und sperren, abgesichert mit Zwei-Faktor-Pflicht
Ergebnis
Seit dem 15.09.2026 läuft Stundeo auf eigener Infrastruktur, die produktive Umstellung des ersten Betriebs ist für den 01.10.2026 geplant. Der Funktionsumfang deckt den kompletten Weg ab: vom einzelnen Stempel über die Freigabe bis zur fertigen Datei für den Steuerberater.
Bewusst weggelassen ist alles, was mit Gehalt zu tun hat. Stundeo erfasst Arbeitszeit und übergibt das Ergebnis — es ersetzt weder die Lohnbuchhaltung noch den Steuerberater. Genau diese Beschränkung macht es im Alltag bedienbar.
Weil die Mandantenfähigkeit von Anfang an im Datenmodell steckt, ist jeder weitere Betrieb eine Einrichtung, kein neues Projekt: eigene Adresse, eigene Daten, eigenes Erscheinungsbild bis zum Symbol auf dem Startbildschirm.
Arbeitszeit, die sich von selbst erfasst — und am Monatsende einfach stimmt.
Nächster Schritt
Ob mehrere Standorte, Schichtbetrieb oder einfach nur weg vom Zettel an der Theke — 30 Minuten Erstgespräch, kostenlos, ohne Sales-Schleifen.
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